Stiamo vivendo la lunga coda della pandemia. Eventi come fiere, saloni e show sono ripartiti. Ecco come gestire un'importante mole di contatti durante e dopo un evento.
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Gestione dei contatti durante e dopo l'evento
Un tempo si andava in fiera per cercare di stringere quanti più contratti possibile. Negli ultimi 15 anni la tendenza è cambiata. Si va in fiera per fare public relation e far conoscere il proprio prodotto/servizio a quante più persone possibile, cercando di raccogliere il loro contatto per un followup nel post evento.
Un rituale comune
Lo scenario è sempre lo stesso. Sei un agente di commercio, vai in fiera per rappresentare la tua azienda e raccogliere quanti più contatti possibili di potenziali clienti. Ancora oggi, lo scambio del contatto avviene per lo più tramite biglietto da visita.
Per quanto siano ancora poche le aziende italiane a farlo, alcune di esse si spingono alla registrazione del cliente che ha visitato lo stand, inserendolo nel CRM aziendale, scrivendo alcuni appunti sulla sua visita e interesse mostrato.
In buona parte dei casi, l'agente di commercio torna in ufficio con una bella pila di biglietti da visita da gestire.
Gestione ordinaria del biglietto da visita dopo l'evento
È lunedì mattina, sei di nuovo in ufficio e inizi a smaltire la pila di biglietti da visita. Fai mente locale, dai un'occhiata al CRM (se disponibile), e selezioni dalla pila la Top Ten dei potenziali clienti interessati.
Prendi un bell'elastico, ci avvolgi i restanti biglietti e metti il mazzo in un cassetto dicendoti "prima contatto questi dieci che sono i più importanti, poi mi occuperò degli altri".
A una settimana dall'evento
Ti metti subito a lavoro, fai le telefonate, prendi anche qualche appuntamento, invii qualche email. Passi tutta la settimana a rincorrere quei dieci contatti, dimenticandoti che nel cassetto ce ne sono altri 50 in attesa di tue notizie che, probabilmente, non riceveranno mai.
A un mese dall'evento
Sono passate quattro settimane dall'evento, praticamente un'era glaciale! Hai lavorato per bene la top ten dei contatti arrivati dallo show, sei completamente assorbito dalla routine del tuo lavoro (telefonate, email, ordini, etc...), tutti gli altri biglietti da visita sono ancora avvolti nell'elastico, ormai li hai dimenticati (tanto non erano importanti). Fine della storia.
Chi ti dice che non sono importanti? Chi ti dice che non possono essere interessanti ai prodotti o servizi che offre la tua azienda? Chi ti dice che, se non lo sono ora, potrebbero esserlo tra 6 mesi?
Tutte domande alle quali non si avrà mai risposta.
Cosa fare?
Sei un direttore commerciale e hai il sospetto (o la certezza) che la tua rete vendita si confronti con questo problema? Sei un agente di commercio e sei consapevole di incappare, tuo malgrado, nel problema di trascurare buona parte dei contatti che riesci a fare durante un evento?
Le cosa da porte fare sono molte. Indubbiamente, avvalendosi dell'aiuto di qualche software CRM, puoi gestire al meglio la faccenda. Certo, i CRM non sempre sono amici degli agenti di commercio. In base alla nostra esperienza, sappiamo che in molti fanno fatica a utilizzarli perché troppo complessi e non ottimizzati per la strategia di vendita che ogni commerciale adotta.
In alternativa, puoi pensare di impiegare una risorsa per la gestione telefonica diretta di tutti i contatti generati da tutta la tua rete vendita durante lo show. La risorsa è comunque un costo e potrebbe andare in conflitto con la gestione personalizzata del contatto da parte del commerciale.
In conclusione, resta il fatto che, una buona mole di nuovi contatti generati durante un evento, è una matassa difficile da sbrogliare.
La nostra soluzione
Come sarebbe se, durante lo show, ogni commerciale avesse a disposizione - direttamente sul proprio dispositivo mobile - una piccola app con una mascherina dove poter inserire - in tempo reale - le informazioni fondamentali di ogni contatto (nome, telefono, email, nome azienda, interesse)?
Come sarebbe se questo contatto appena inserito nel sistema iniziasse a ricevere periodicamente, e per un periodo anche di 6 mesi, delle comunicazioni che riflettano la strategia commerciale del venditore stesso?
Come sarebbe se quest'ultimo avesse la possibilità, anche su base quotidiana, di monitorare il livello di interesse mostrato per ogni comunicazione (argomento) inviata al contatto - valutando interazioni come click, scrolling di pagina, tempo trascorso sulla email/pagina, tipo di interazione (modulo-telefonata), downloads - e poter agire tempestivamente e di conseguenza?
Sarebbe sicuramente una gestione ottimizzata e monitorata dei contatti generati durante un evento. Una gestione che non lascia nessuno indietro e dove tutti i contatti sono coperti per mesi, con comunicazioni personalizzate da parte del commerciale e con una corretta strategia comunicativa.
Questo è quello che facciamo attraverso il nostro servizio Smart Connect. Contattaci da questo sito per richiedere un preventivo.
